KİŞİSEL VERİ KORUMA VE GİZLİLİK POLİTİKASI

KİŞİSEL BİLGİLERİNİZİN KORUNMASINA İLİŞKİN BİLGİLENDİRME

İşbu Veri Koruma ve Gizlilik Politikası' nın (Bundan sonra kısaca "Politika" olarak anılacaktır.) amacı ANATOLİA tarafından sunulmakta olan her türlü hizmet kapsamında elde edilen ve/veya varsa üçüncü kişilerden alınan kişisel verilerin kullanımına ilişkin koşul ve şartları tespit etmektir.

ANATOLİA; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun") olmak üzere, kişisel verilerin korunmasına ilişkin yürürlükte bulunan ulusal mevzuata uygun davranacağını ve bu çerçevede kişisel verilerin gizliliğini korumayı ilke olarak benimsediğini ve aynı doğrultuda kişisel verilerin işlenmesine yönelik her türlü kanuni yükümlülüğe uygun hareket edeceğini beyan eder.

Bu doğrultuda işbu Politika, kişisel verilerinizin, ANATOLİA tarafından nasıl ve hangi amaçla işlendiğine ve korunduğuna dair bilgi edinilmesi ve mümkün olan en iyi derecede şeffaflığı sağlamak amacıyla hazırlanmıştır.

I. TANIMLAR

Kanun ve işbu Politika ve Bilgilendirme metni uyarınca;

• Veri Sorumluları:
Şirket Unvanı: ANATOLİA TARIM ÜRÜNLERİ SANAYİ VE DIŞ TİCARET A.Ş.
Adres: Kemalpaşa Osb Mahallesi İzmir Ankara Asfaltı Cad. No: 67/1 Kemalpaşa/İzmir
Mersis no: 0068008443900013

(Şirket işbu VERİ KORUMA VE GİZLİLİK POLİTİKASI ve KİŞİSEL BİLGİLERİNİZİN KORUNMASINA İLİŞKİN BİLGİLENDİRME kapsamında "ANATOLİA" olarak anılacaktır.)

• "Kişisel Veri": Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
• "Kişisel Verilerin İşlenmesi": Kişisel verilerin tamamen veya kısmen, otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade eder.
• "Kurum" Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nu ifade eder.

II. VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMİ

ANATOLİA aşağıdaki işlemleri gerçekleştirmek için tarafınıza ait ilgili kişisel verileri toplar ve kullanır. Kişisel verileriniz; 5651 sayılı kanun sebebiyle internet hayıtlarının tutulması ile , İş Başvuru Formu ile, İSG hizmeti alınması ile , Serbest meslek makbuzları, poliçe ile , Çalışan adayından alınan fiziksel olarak teslim edilen, ya da mail yoluyla iletilen CV'ler. Çalışan aylık ücret bordrosu, Çalışan Banka Kredi Başvuruları, Çalışan giriş çıkış kayıt bilgileri, Çalışan icra/nafaka dosyaları bilgisi, Çalışan veya stajyerin İş Kazası Bildiriminin Yapılması, Çalışanın performans takibi, Çalışanların yurtdışı seyahatleri için vize alınması ile, Domain de Active Directory Hesabı açılması, Eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi ve kayıt altına alınması ile, Entegre Çevre Bilgi Sistemi (EÇBS) üzerinde firma adına yasal süreçlerin takibi amacıyla veri girişlerinin yapılması ve sürecin takibi, Fiziksel Mekan Güvenliği için ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ile, Form üzerinde hükümlü bilgisi yazılarak doldurulması ile, Giriş Çıkış Dahil olmak üzere şirket, fabrika alanlarındaki kamera kayıtları, Günlük üretim ve bakım rapor formlarının doldurulması ve imzalanması ile, Hastalık veya acil durum halinde çalışan yakınına haber verilmesi halinde, Sağlık Kuruluşları ile Paylaşılması için, Hukuki süreçlerde, IT destek hizmeti alınan firmanın verilerimizin bulunduğu sunuculara ve programlara erişimi ile, İş akdine istinaden çalışan ödemelerinin gerçekleştirilmesi ile, İş Güvenliği Uzmanı`nın İSG-Katip Sistemi Üzerinde Tanımlanması ve Sözleşme Yapılması ile, Özlük dosyası ile, Çalışanlarla yapılan Belirli/Belirsiz süreli İş Sözleşmesi ile, Kronik Hastalıkların tespit ve takibi ile, Kalite Yönetim Sistemleri, Gıda Güvenliği Olası Mesleki Hastalıkların Tespiti ile, İş Seyahati süreçlerinin gerçekleştirilmesi ile Kişisel Koruyucu Donanım ve İş kıyafetlerinin tedarik edilmesi ile, Lojistik ile ilgili işlemlerde, ürün transferi yapılacak araç ile ilgili şoför adı soyadı ve iletişim bilgileri önden alınmasıyla, irsaliye ve gümrük giriş beyannameleri ile, Mazeretsiz işe gelmeyen listesinin PDKS'den çekilmesi ile, misafir bilgilerinin alınması ile, Netsis sistemi ile Periyodik Muayenelerle, Puantaj kayıtları ile, Revirde Sağlık Muayenesinin Yapılması ve İşe Giriş/Periyodik Muayene Formu Doldurulması ile, Sözleşmelerin imzalanması ile, Sevk İrsaliyesi, Kantar Fişi, Konteyner Doğrulanmış Brüt Ağırlık Belgesi ile, Sigorta giriş/çıkış yapılması ile, Tedarikçi çalışanın sağlık bilgisinin alınması ile E-mail ile Teklif alma ve satın alma süreçlerinde iletişim ile, Temel İSG eğitiminin personele verilmesi ile, Türk Gıda Kodeksi ve Hijyen Yönetmeliği kapsamındaki denetimlerle, Uygulamalarda Kullanıcı Tanımlama ve yetkilendirme ile, Tareks sistemine e-imza ile giriş ile, yasal zorunluluk gereği Gider pusulası, fatura, sevk irsaliyesi, prim kesintisi ile, imza sirküleri, vekaletname Bordro vb. bilgilerin denetim raporunun oluşturulması ile, Beyanname (BA/BS Formları, Muhtasar Beyanname, KDV2, (Fatura, Gider Makbuzu, Serbest Meslek Makbuzu, Müstahsil Makbuzu evraklarına istinaden) ile, toplanmaktadır. Verileriniz yeni bir yöntemle toplanması halinde iş bu politika güncellenecektir.

III. VERİ VE VERİ KATEGORİLERİ

ANATOLİA tarafından, sunulan hizmetler kapsamında işlenen ve 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca Kişisel Veri sayılan verilerin hangileri olduğu aşağıda kişisel /özel nitelikli veri halinde sıralanmıştır.

• Kimlik verisi (Adı Soyadı, Doğum Yeri, Doğum Tarihi, Medeni Durum, Nüfus Cüzdan Fotokopisi, Medeni Durum/Aile Durum Bildirimi Formu, Ehliyet Fotokopisi, TC Kimlik Numarası, Ana Adı, Baba Adı, Doğum Yeri, Doğum Tarihi, Nüfusa Kayıtlı Olunan İl, İlçe, Mahalle, Köy, Cilt No, Aile Sıra No, Sıra No, Sicil Numarası, TC Kimlik Numarası, (Kimlik Fotokopisi/nüfus cüzdanı bilgileri), imza, iş akdi, imza sirküleri, Pasaport fotokopisi, e-imza, İlk Soyadı, Nüfus Cüzdan Fotokopisi, Medeni Durum/Aile Durum Bildirimi Formu, Ehliyet Fotokopisi
• İletişim verisi (Adres, İkametgah Belgesi, Telefon Numarası, , İletişim adresi, E-posta adresi, email adresi, telefon bilgileri, Çalışanın Adres Bilgileri)
• Özlük verisi (CV (Özgeçmiş), İşe Giriş /Çıkış bildirgesi, İşe Giriş/Çıkış Tarih, İş Başvuru Formu, İşkur iş arayan kayıt belgesi, Disiplin soruşturması, işe giriş-çıkış belgesi kayıtları, mal bildirimi bilgileri, özgeçmiş bilgileri, performans değerlendirme raporları gibi, Bordro Bilgileri, Sgk Hizmet Dökümü, Unvan, Performans Notu, İş Seviyesi, Sicil No, Çalışan Giriş Çıkış Kayıt Bilgileri (PDKS), Eski Çalıştığı İşyerleri Bilgileri, İş Akdi, İş Başvuru Formu, İşkur iş arayan kayıt belgesi, İşe Giriş /Çıkış bildirgesi, Görev ünvanı, İzin Formları, Özlük Dosyası)
• Hukuki İşlem verisi (Çalışanın Toplam borç tutarı, icra dairesi ve dosya no)
• Müşteri İşlem verisi (Fatura bilgisi)
• İşlem Güvenliği verisi (IP Bilgisi, Internet giriş kayıtları, Şifre/Parola Bilgileri)
• Finans verisi (Banka Hesap Numarası / IBAN, Ücret Bilgisi, Hesap Numarası, Ücret Bilgisi, Banka Hesap Cüzdanı Dökümü)
• Mesleki Deneyim verisi (Diploma bilgileri, gidilen eğitimler, kurslar, sertifika, Diploma Fotokopisi, Eğitim Bilgisi, Mesleki eğitim / kurs / seminer katılım belgeleri, SRC Belgesi, Mezun olunan üniversite, fakülte, bölüm bilgileri, mezuniyet yılı, iş güvenliği uzmanı sertifika türü ve numarası, Eğitim Durumu, Eğitim kayıtları, Eğitim sertifikaları, Yaptığı işe dair mesleki yeterlilik belgesi ve Eğitim sertifikaları)
• Sağlık Bilgileri verisi (Engellilik durumuna ait bilgiler, sağlık problemleri ve mevcut hastalıklar, sigara kullanımı, ilaç bağımlılığı, Sağlık Raporu, Kan Grubu Kartı veya kan grubunu gösterir belge, İşe giriş ve periyodik muayene formundaki sağlık verileri, Engellilik Durumu, ilgili sağlık tetkik sonuçları, Kaza Tutanağı ve yaralanma kaydı, Portör tarama, Akciğer Filmi, Odiyometri, Kan Tahlilleri, Sağlık Bilgileri, Tüm sağlık tetkik sonuçları Sağlık TetkikleriAkciğer grafisi/odiometri/gaita burun boğaz sürüntü kültürü/gaitada parazit/Kan analizleri)
• Ceza Mahkumiyeti ve Güvenlik Tedbirleri verisi (Eski Hükümlülük Bilgisi, Adli Sicil Belgesi)
• Görsel ve İşitsel Kayıtlar verisi (Vesikalık Fotoğraf, Giriş Çıkış Kamera Kayıtları)
• Kılık ve Kıyafet verisi (Beden Bilgisi, Ayakkabı Numarası)
• Risk Yönetimi (Araç bilgileri, araç plakası, )

İşlenebilecektir.

IV. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI:

Kişisel verileriniz, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca ve aşağıda detayları belirtilen amaçlar dahil bunlarla sınırlı olmamak üzere işlenecektir. ANATOLİA tarafından sunulan hizmetler kapsamında;

Toplanan verileriniz;
• Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
• Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
• Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
• Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
• Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi
• Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
• Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
• Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini
• Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
• İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
• İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
• İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
• Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
• Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini
• Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
• Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
• Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması Ve Takibi

6698 sayılı Kanun'un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dâhilinde işlenecektir. Ayrıca kişisel verileriniz hem dijital ortamda hem de fiziki ortamda muhafaza altında tutulabilecektir.

V. KİŞİSEL VERİLER NEREDE DEPOLANIR VE İŞLENİR?

Kişisel Veriler, ANATOLİA'ın, Elektronik, Fiziksel Ortamında, işbu Politika' da yer alan amaçlarla ve Kurul tarafından çıkarılacak olan düzenlemelere uyumlu olarak depolanabilir ve işlenebilir.

VI. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI:

Kişisel veriler ve bu kişisel veriler kullanılarak elde edilen yeni veriler ANATOLİA tarafından;"Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi, 5510, 5511,5512 sayılı kanunlarından kaynaklı iş kazasının bildirimi, 5651 sayılı Kanunu gereğince talep edildiği takdirde yetkili kamu ve kurumlarına bilgi aktarımı yapılması, Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi, İSG hizmeti alınması, Bordrolama ve Maaş Hesaplarının yapılması, Bulut Bilişim altyapısı, Bulut Bilişim altyapısına e-posta yada yedek alınması, Çalışan Kredi Başvurusu, Denetim tutanağı için veri oluşturması, Dışarıdan IT Teknik Destek Hizmeti alınabilmesi, Hukuki Danışmanlık, İş akdine istinaden personel ödemelerinin gerçekleştirilmesi, İş Hukuku kapsamında oluşabilecek her türlü yasal süreçlerde danışmanlık desteği alınması, İşçi Sağlığı ve Güvenliğinin sağlanması, Kullanıcı Hesabı Açma Talebi İletilmesi, Kullanıcı Tanımlanması yapılması için destek alınan firmaya mail atılması, Periyodik Muayeneler için gerekli tetkiklerin Fabrikada Görüntüleme, Laboratuvar Firmaları, Uzman Hekimlere yaptırılması, Sevk İrsaliyesinin muhafazası, Konteyner Doğrulanmış Brüt Ağırlık Belgesi için Ulaştırma Bakanlığı Sistemine kaydı, Seyahat için otel ve bilet alımının gerçekleştirilmesi, Sözleşmeden Doğan Zorunluluk, Türk Gıda Kodeksi ve Hijyen Yönetmeliği kapsamındaki denetimlerde denetçilerle bilgi paylaşımı, Ulaştırma bakanlığı taşıma yasası gereğince araç transfer firmaları ile misafir bilgilerinin paylaşılması; Kolluk kuvvetlerle konaklama için ilgili bilgilerin paylaşılması, Yurtdışı Ticari Seyahat Vizesi, Zorunlu Eğitim Başvuruları için, Mesleki Yeterlilik Belgesi için, Kurumsal Eğitimler için" 6698 sayılı Kanun'un 8. ve 9. Maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde ve öngörülen şartlara uymak ve gerekli önlemleri almak kaydıyla, gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişilerine, tedarikçilerimize ve yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılabilecektir. Kişisel verileriniz;
• Veri sahibine yönelik bir hizmetin verilebilmesi ve/veya uygulanması,
• ANATOLİA ve/veya üçüncü tarafların hukuki çıkarlarının korunması ve/veya veri sorumlusunun meşru menfaatlerinin kullanılması ya da korunması amacıyla veri işlemenin zorunlu olması;
• ANATOLİA 'ın tabi olduğu her türlü mevzuat uyarınca yükümlülüklerini yerine getirmesi;
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• Veri sahibinin muvafakat etmesi,
• Mevzuatta açıkça öngörülmesi

Halinde belirtilen amaçlarla sınırlı olarak aktarılabilecektir.

VII. GİZLİLİK POLİTİKASI

Kişisel veriler gizlidir ve "ANATOLİA" da bu gizliliğe riayet etmektedir. Kişisel verilere şirket içinde ancak yetki verilmiş kişiler ulaşabilir. "ANATOLİA" tarafından toplanan kişisel verilerin korunması ve yetkisiz kişilerin eline geçmemesi ve kişilerin mağdur olmaması için gerekli teknik ve idari bütün tedbirler alınmaktadır. Bu çerçevede yazılımların standartlara uygun olması, üçüncü kişilerin özenle seçilmesi ve şirket içinde de veri koruma politikasına riayet edilmesi sağlanmaktadır. İster çalışanlar isterse diğer kişilerin "ANATOLİA" daki verileri gizlidir. Hiç kimse sözleşme ya da kanuna uygunluk olmaksızın başkaca hiçbir amaç için bu verileri kullanamaz, kopyalayamaz, çoğaltamaz, başkalarına aktaramaz, iş amaçları dışında kullanamaz.

VIII. VERİ SAHİBİNİN KİŞİSEL VERİLERİNİN KORUNMASINA YÖNELİK HAKLARI:

Kanun'un 11 numaralı maddesi gereğince; ANATOLİA' a başvurarak,

• Kişisel verilerin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
• İlgili mevzuatta öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme, • İlgili mevzuat uyarınca yapılan düzeltme, silme ve yok edilme işlemlerinin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

IX. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA SÜRESİ:

ANATOLİA ; kişisel verileri, hizmetten en iyi şekilde faydalanılmasını sağlayabilmek amacıyla işbu Politika' da belirtilen şartlar çerçevesinde ve ilgili hizmetin mahiyetinden ve sözleşmesinden kaynaklanan yükümlülükleri yerine getirebilmek adına işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edecektir. Buna ek olarak, ANATOLİA doğabilecek herhangi bir uyuşmazlık durumunda, uyuşmazlık kapsamında gerekli savunmaların gerçekleştirilebilmesi amacıyla sınırlı olmak üzere ve ilgili mevzuat uyarınca belirlenen zamanaşımı süreleri boyunca kişisel verileri saklayabilecektir. Buna ilişkin detaylı bilgiye saklama ve imha politikasından erişebilirsiniz.

X. İLETİŞİM:

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ve kullanmak istediğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızla birlikte yazılı talebinizi;

• http://anatolia-as.com/ adresinde bulunan kişisel veri başvuru ve yanıt formunu doldurulmasıyla
• Usulüne uygun bir dilekçe hazırladıktan "Kemalpaşa Osb Mahallesi İzmir Ankara Asfaltı Cad. No: 67/1 Kemalpaşa/İzmir" adresine konunun KVKK ile ilgili olduğunu açıkça belirterek ıslak imzalı olarak gönderilmesi veya bizzat teslim edilmesi
• Kişisel veri başvuru ve yanıt formunu veya usulüne uygun dilekçeyi ………… mail adresine veya ……….@hs02.kep.tr kayıtlı elektronik posta adresimize güvenli elektronik imza, mobil imza yada ilgili kişi tarafından ANATOLİA'a daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle başvuru yapılabilmektedir.

Bu konuda kapsamlı düzenleme ANATOLİA Kişisel Veri Başvuru ve Yanıt Prosedürü yapılmıştır.
Taleplere ilişkin gerekli işlemler için ücret alınmaması esastır. Bununla birlikte, işlemlerin bir maliyet gerektirmesi halinde, Kişisel Verilerin Korunması Kurumu tarafından, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 13. maddesine göre belirlenen tarife üzerinden ücret talep edilmesi mümkündür.

XI. VERİ KORUMA ve GİZLİLİK POLİTİKASI'NIN TADİLİ:

İş bu politika 6 sayfadan ibaret olmakla ANATOLİA işbu Veri Koruma ve Gizlilik Politikası hükümlerini ilgili kanunların gereklilikleri çerçevesince zaman zaman güncelleyebilir: Bu nedenle en güncel versiyona ulaşmak için, düzenli olarak http://anatolia-as.com/ adresini ziyaret etmenizi rica ederiz. Söz konusu güncellemeler yayınlanma tarihinden itibaren geçerli olacaktır.